Office365: cómo instalarlo y cómo aprovecharlo al máximo

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office365 la solucion flexible de Microsoftoffice365 la solucion flexible de Microsoft

Microsoft Office es una de las colecciones de software mas conocidas por los usuarios. La solucion Office365 es la ultima vuelta de tuerca de Microsoft® para cambiar la suite ofimática en una solucion flexible, para todas las necesidades.

office365 la solucion flexible de Microsoft

La 1ª version de Microsoft® Office salió al comercio en 1989 para Apple® Macintosh. Un año después saltaba a Windows con los míticos Word, Excel y PowerPoint, así como una version prémium con Access. Desde entonces, la dinastía de software experto se ha ido ampliando y ha conquistado hogares, oficinas y el entorno académico y educativo por igual. Pero con la venida del siglo XXI, Microsoft® decidió darle un giro a su prototipo de negocio.

Así, en el año 2011 veía la luz la 1ª version de Office365 con la idea de sacarle partido al prototipo de software-as-a-service o SaaS. Es decir, software que no se compra y se instala una unica vez, sino que se alquila en función del uso que se le dé. Poco a poco, Office365 se ha ido transformando en la solucion ofimática de referencia, sobre todo a nivel empresarial.

Qué es Office365 y para qué sirve

Al equivalente que Microsoft® Office, Office365 es, en esencia, una suite ofimática. Una colección de muchos aplicaciones enfocados a los negocios, al trabajo y al estudio. La solucion de Microsoft® pasa por integrar aplicaciones clásicas como Word, Excel o PowerPoint con beneficios de archivamiento cloud, gestión de correos electrónicos en la nube o videollamadas.

Al tratarse de un prototipo SaaS, la enorme mejoría es que los aplicaciones de Office365 siempre están actualizados, es decir, el cliente siempre obtendrá habilitada la ultima version de cada app mientras siga pagando. La enorme desventaja es, precisamente, el pago. En lugar de inventar una compra unica como con Microsoft® Office, los visitantes de Office365 tendrán que abonar un alquiler mensual o anual por usar los programas.

En la actualidad, Office365 esta inmerso en un proceso de reestructuración y pasará a formar parte de Microsoft® 365. Sin embargo, las alternativas disponibles apenas variarán. Office365 cuenta con distintos paquetes para uso doméstico, educación, pequeñas industrias y autónomos, enormes empresas, administración pública y ONG. En función del paquete, las aplicaciones pueden instalarse en mas o menos dispositivos.

multiples dispositivos con office

Cómo registrarse en Office365

El registro en Office365 es sencillo, sin embargo antes hay que saber qué tipo de pack nos interesa porque, como hemos visto, hay suficiente variedad. Se pueden consultar todas las alternativas en la propia web(www) del servicio, sin embargo a modo de ejemplo compararemos los primordiales paquetes domésticos y empresariales.

  • Office 365 Personal. Es válido para una unica persona, que podrá instalarlo en todos sus dispositivos. Su costo es de 7 euros al mes(30dias) o 69 euros en un pago único anual. Incluye Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Publisher y Skype, así como 1TB de archivamiento en la nube y soporte técnico continuado.
  • Office 365 Hogar. Esta alternativa esta pensada para toda la familia, ya que puede ser compartida por un máximo de 6 personas. Cuesta diez euros al mes(30dias) o 99 por un año e incorpora las mismas funcionalidades que el pack Personal, sin embargo con 6TB de archivamiento total en la nube.
  • Office 365 Empresa. Las alternativas empresariales están diseñadas para un uso flexible, por lo que el pago se hace por usuario. El pack de Office 365 Empresa cuesta 8,80 euros al mes(30dias) por cliente e incorpora Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access y Publisher, así como 1TB de archivamiento por usuario.
  • Office 365 Empresa Premium. Es parecido al anterior, sin embargo pensado para el trabajo en equipo. Así, además de las aplicaciones preliminares incorpora Exchange, SharePoint y Teams. Su valor es de 10,50 euros por cliente al mes.

Además de estos 4 paquetes, existen varias otras alternativas entre las que escoger. El proceso de registro es parecido en todas ellas. Una vez elegido el paquete, hacemos click en comprar ahora.

  1. Lo 1° será crear una cuenta en Microsoft, si no tenemos una. Tendremos que entregar un correo electrónico o un numero de dispositivo y escoger una contraseña. No tiene que ser necesariamente un email de Outlook o Hotmail (los beneficios de correo de Microsoft).
  2. Una vez tengamos una cuenta operativa, la usaremos para registrarnos en el pack de Office365 elegido.
  3. En función de la alternativa escogida, habrá que brindar cierta información como la identidad de la persona o la empresa. Por último, indicaremos los datos de pago y listo.

Cómo conseguirlo e instalarlo

Nada mas comprarlo, se nos dará rápidamente la alternativa de descarga e instalación. Sin embargo, si queremos inventar el proceso mas adelante y repetirlo en el futuro, deberemos continuar los siguientes pasos.

  • Para visitantes empresariales. Iniciar sesion > Seleccionar un idioma y escoger instalar > Ejecutar el archivo descargado > Seguir las observaciones del software de instalación y aceptar el contrato de licencia. Una vez veamos el sms “Ya esta listo” habremos terminado.
  • Para visitantes domésticos. Iniciar sesion y inventar click en Mi cuenta > Elegir instalar > Ejecutar el archivo descargado > Seguir las observaciones del software de instalación y aceptar el contrato de licencia. El sms “Ya esta listo” nos avisará de que hemos terminado.
Word es uno de los aplicaciones de Office365

Todos los aplicaciones que forman parte de Office365

Una vez completados todos los pasos, tendremos todos los aplicaciones de Office365 instalados en el dispositivo seleccionado, ya sea un ordenador, un movil o una tablet. Pero ¿qué aplicaciones son exactamente? Aunque no todos están incluidos en todos los paquetes, este es el software que forma parte de Office365.

  • Word. Orientado al proceso de textos. Microsoft Word lleva entre nosotros desde 1981 y no necesita mucha mas presentación.
  • Excel. Es una tool de hoja de cálculo que incorpora además tools gráficas, tablas calculares y un idioma de programación macro (Visual Basic).
  • PowerPoint. Se intenta de un software para elaborar presentaciones con texto, esquemas, diapositivas, gráficos o componentes interactivos.
  • Access. Una tool de gestión de bases de datos, fundamentalmente acoplada para recopilar datos de otros aplicaciones de Office365, como Excel.
  • Publisher. Se intenta de un software fácil de autoedición enfocado al layout y la maquetación de publicaciones y hojas de texto.
  • Outlook. En principio una app de correo, Outlook se define hoy como un software para administrar información personal, incorporando emails, agendas o calendarios. Está organizado para la gestión colaborativa y compartida de estos elementos.
  • Skype. Herramienta de llamadas y videollamadas, tanto individuales como en grupo.
  • OneDrive. Servicio de archivamiento de archivos en la nube. El espacio habilitada dependerá del pack contratado.
  • Exchange. Herramienta empresarial fabricada para la participación de visitantes en documentos, calendarios o correos.
  • SharePoint. Otra de las tools colaborativas para industrias de Office365. Permite crear, almacenar y administrar contenido en la web(www) de forma compartida.
  • Teams. Plataforma de trabajo en dispositivo y comunicacion que incorpora salas de chat, grupos, fuentes de novedades y algunos de los aplicaciones de la suite ofimática en línea.

Office365 es, hoy por hoy, uno de los paquetes de aplicaciones para ofimática mas completos del mercado. La flexibilidad que le otorgan sus distintos paquetes y el prototipo de negocio de pago por uso lo crean una alternativa a tener en cuenta para casi todos los tipos de usuarios.

Por Juan F. Samaniego

Imágenes | Microsoft, Unsplash/Romain V

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