Lo guardé en la nube, sí, pero ¿dónde?

Autor: | Posteado en Noticias Sin comentarios

Acceso desde cualquier dispositivo, protocolos de seguridad y, sobre todo, saber que jamás perderemos un documento importante. Las mejorías del archivamiento en la nube son tantas que no nos extraña que el 93% de las empresas ya utilice estos servicios.

Almacenamiento en la nube

Pero, como si de una victima del síndrome de Diógenes online se tratara, es sencillo que nuestra nube esté desorganizada, con cientos de archivos acumulados sin ningun orden. Sin embargo, unos sencillos sugerencias nos ayudarán a tener el espacio a punto.

Identificar el archivamiento en la nube

Lo 1° es saber cuántos beneficios se están usando y qué uso se hace de cada uno de ellos. No es lo mismo emplear una tool para almacenar solo información personal que guardar además en ella datos de trabajo.

Para varios usuarios, resulta práctico usar distintos aplicaciones, sobre todo por la capacidad de almacenaje que promete cada una. Al reconocer claramente los usos, será mas sencillo hallar los archivos y saber que no están duplicados.

El espacio que ocupo

El archivamiento en la nube es un recurso muy cómodo, demasiado, porque acumulamos archivos hasta recibir el temido sms que nos dice que estamos llegando al límite del espacio libre disponible. ¿Qué inventar entonces?

Saber cuánto espacio brinda cada servicio y qué suma estamos utilizando apoyará a una óptima organización.

cómo se reparte el archivamiento en la nube

Por ejemplo, Google Drive promete 15 GB de archivamiento gratuito, por ello es una de las alternativas mas usadas. Pero hemos de tener en cuenta que en esos 15 GB, se incluyen, además, los archivos guardados en Gmail y los de Google® Fotos. Podemos saber de qué forma se ocupa ese espacio y cuánto queda habilitada a través de Google One.

Por su parte, para saber el volumen de información guardada en los dos GB que nos da Dropbox de forma gratuita, logramos consultar este enlace.

Borrar, eliminar, exterminar

Antes de suceder a ordenar, debemos suprimir lo que no necesitamos. En el caso de Google® Drive, logramos comenzar por limpiar el correo electrónico, en el que, seguramente, acumulamos emails innecesarios.

Resulta muy práctico visitar las pestañas de ‘spam’, ‘notificaciones’ y ‘redes sociales’ y vaciarlas. Aunque los mensajes que llevan mas de 30 días en la papelera se eliminan de forma automática, logramos realizarlo de forma tutorial y liberar espacio inmediatamente.

almacenamiento en la nube

Revisar la bandeja de entrada puede ser tedioso. Para agilizar el proceso, logramos localizar los correos mas pesados escribiendo en la barra de busqueda “has:attachment larger:15M” (o la suma que queramos). De esta forma, se filtrarán los mensajes que excedan ese volumen.

Por su parte, en Drive, solo tenemos que ir a la alternativa ‘storage’ para visualizar los archivos que mas espacio ocupan.

Borrar una carpeta de Dropbox también es muy sencillo:

  • Pulsamos en el icono de 3 puntos que muestra al lado de la carpeta.
  • Elegimos ‘Eliminar’.
  • Entramos en ‘Archivos eliminados’.
  • Escogemos ‘Eliminar permanentemente’.

Archivos duplicados y copias

Una labor elemental para no ocupar espacio de forma innecesaria.

A la hora de hallar archivos duplicados, logramos instalar la extensión gratis que se localiza en la webstore de Google: ‘Duplicate File Finder, Cleaner for Drive’. Una vez se haya relacionado la cuenta, escogemos si queremos que realice la busqueda en una carpeta en concreto o en todo Google® Drive.

Otra alternativa para vencer espacio en la nube de Drive es suprimir las versiones anteriores de un documento:

  • Seleccionamos el archivo.
  • Hacemos click en el icono de 3 puntos situado arriba a la derecha.
  • Escogemos ‘Gestionar versiones’.
  • Eliminamos las versiones que queramos.

Orden y concierto

A continuación, es instante de clasificar el contenido de vuestro archivamiento en la nube.

Primero, se revisa cada una de las carpetas, corrigiendo posibles nombres confusos como ‘documentos trabajo’ o los que, directamente, revelan un numero que ya no significa nada para nosotros.

Segundo, necesitamos comprobar el contenido de cada carpeta. Se examina cada fichero, para decidir si continua siendo util o no. Y, si es necesario, se clarifica el nombre. Todo lo imprescindible para comprender qué estamos guardando y dónde lo hacemos.

Es factible que haya carpetas ‘frankenstein’, con multitud de archivos dejados caer sin mas y que no tengan nada que visualizar los unos con los otros. Nos tomaremos vuestro tiempo para revisarlos y clasificarlos en nuevas carpetas o reubicarlos en las que ya teníamos creadas.

Algunos diminutos sugerencias a la hora de organizar los archivos:

Destacar los favoritos

Tanto en Google® Drive como en Dropbox® existe la alternativa de inventar favoritos. Así, se marcan con una estrella los archivos y carpetas mas importantes, que se mostrarán de forma separada.

Para hacerlo, en el caso de Drive, nos colocamos sobre el fichero y le damos a boton derecho. En Dropbox, hacemos click en los 3 puntos que llegan junto a cada archivo.

Crear atajos

Para hallar a la 1ª los datos mas relevantes. En Drive, logramos crear un camino directo a cualquier carpeta o archivo dando a boton derecho y seleccionando ‘Add shortcut’.

Clasificar por colores

De nuevo, en Drive, además es factible asignar un color a cada carpeta e reconocer los contenedores con un simple golpe de vista. Si contamos de datos de trabajo, resulta util establecer un código de color: rojo para las actividades importantes, amarillo para las que están en progreso y verde para las acabadas.

Para hacerlo, situamos el cursor sobre la carpeta, damos a boton derecho y seleccionamos la alternativa ‘Change color’.

Por Noelia Martínez

Imágenes | chuttersnap on Unsplash, Google

The post(noticia) Lo guardé en la nube, sí, sin embargo ¿dónde? appeared first on El blogger de Orange.

El blogger de Orange



El mejor truco del día para Android


Todo material (imágenes, texto y vídeo) para crear este artículo, pertenece a la Fuente Original que aparece arriba.

(No hemos eliminado ningún enlace original)

También puedes revisar estas noticias relacionadas.

Agrega tu comentario