¿Gmail lleno? 7 ideas para liberar espacio que quizá no conozcas

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Gmail promete 15 GB de espacio de archivamiento gratuito, y pese a que hace unos años parecía mucho, hoy en dia ya no lo es tanto y si se usa intensivamente, acaba repleto y presenta el mensaje:

No podrias ni enviar ni recibir correos porque no teneis espacio de almacenamiento. Intenta desocupar algo de espacio o comprar mas espacio.

¿Qué crear ante esta situación? Aquí se plantean siete recomendaciones que son las que utilizo yo cuando me ocurre, ya que al utilizar Gmail solo como cuenta de almacén y no consultarla, pasado un tiempo, se llena.

Gmail: No podrias enviar ni recibir correos porque no teneis espacio de almacenamiento

Gmail: No podrias enviar ni recibir correos porque no teneis espacio de almacenamiento

Hay que tener en cuenta que esos 15 GB se comparten entre Gmail, Google® Drive y Google® Photos, por lo que si se hace un uso intensivo de los beneficios de Google, la forma mas sencilla de ampliar la capacidad puede ser suceder por caja y contratar alguno de los planes de pago (bastante exagerados en capacidad y valor excepto el 1° y quiza el 2° en mi opinión, pese a que cada uno obtendrá su público):

  • 100 gigabytes por 1,99 $ al mes
  • 1 terabyte (1000 gigabytes) por 9,99 $ al mes
  • 10 terabytes por 99,99 $ al mes
  • 20 terabytes por 199,99 $ al mes
  • 30 terabytes por 299,99 $ al mes
Opciones de archivamiento en Google

Opciones de archivamiento en Google

De vez en cuando Google® efectua acciones puntuales que, si se llevan a cabo, amplían gratuitamente el espacio disponible, por lo que conviene estar atento. La ultima fue en febrero de 2015 y regalaban 2 GB de espacio extra tal como hace Dropbox® a veces y explicaba en el capítulo 10 trucos para Dropbox® poco conocidos.

Si se desea continuar con el plan gratis, las acciones a efectuar para solucionar el dilema de Gmail repleto son:

Cómo liberar espacio en la cuenta de Gmail

  1. Vaciar la papelera

Es una obviedad, sin embargo los archivos eliminados siguen ocupando espacio de la cuenta. Se eliminan de forma automatica en cuanto lleven 30 días en la papelera, sin embargo si se necesita el espacio ya, se puede acceder en ella a través del webmail de Gmail y “Vaciar la papelera ahora”.

Eliminar mensajes de la papelera

Eliminar mensajes de la papelera

  1. Vaciar la carpeta de spam

Otro sitio donde suele haber suficientes mensajes de correo electrónico es en la de spam. Al equivalente que en el caso anterior, conviene revisarla con frecuencia no solo para vaciarla (también a través de la opción “Eliminar todos los mensajes de spam ahora”), sino además por si se ha etiquetado como mail no anhelado alguno que no razones serlo.

En mi caso, en una cuenta de Gmail de almacén, tenía unos 1.194 mensajes que ocupaban poco mas de 30 MB.

Vaciar spam en Gmail

Vaciar spam en Gmail

  1. Descargar por POP

Si se desean reservar los correos electrónicos de Gmail sin embargo ésta, sencillamente, esta llena, se pueden bajar y almacenar en un computador y eliminarlos de la cuenta, liberando de esta forma el espacio ocupado.

Para crear esto, hay que ir a los ajustes de Gmail en la web, apartado “Reenvío y cuentas POP/IMAP” y habilitar el servicio POP (diferencias entre POP e IMAP), bien para todos los correos, o solo para los que se reciban a partir de este momento. Lógicamente, la 1ª opción es la que mas interesa.

El comportamiento de lo que ocurre cuando se descargan, además se puede configurar. En vuestro caso interesa en el apartado “Cuando se accede a los mensajes a través de POP”, seleccionar en el desplegable “Eliminar la reproducción de Gmail”.

Configuración de POP en Gmail

Configuración de POP en Gmail

A continuación, hay que configurar en el usuario de correo del computador la cuenta (Microsoft Outlook, Windows Live Mail, Thunderbird, Apple® Mail, etc.).

En este apartado se localizan indicaciones para configurar Gmail en los distintos aplicaciones por POP3, pero, en general, los documentos necesarios son:

Servidor de correo entrante POP3: pop.gmail.com
Utilizar SSL:
Puerto: 995

Servidor de correo saliente (SMTP) – solicita TLS o SSL: smtp.gmail.com
Utilizar autenticación:
Puerto para TLS/STARTTLS: 587
Puerto para SSL: 465

Nombre de usuario: la dirección de correo electrónico termina (incluyendo @gmail.com o el control en caso de que sea una cuenta de Google® Apps).

Si se quieren bajar por POP los mensajes en 2 equipos, en el nombre de usuario hay que poner recent:dirección de la cuenta (es otra de esas particularidades de Gmail).

Contraseña: la de la cuenta.

  1. Ordenar los correos de Gmail por tamaño y suprimir los mas grandes

Si en la cuenta hay cientos de decenas de correos (como ocurría en mi caso) y si no quiero borrarlos todos, lo que tiene mas sentido es suprimir los que mayor tamaño tienen y, de esta manera, liberar la mayor suma de espacio prescindiendo de la menor suma factible de correos electrónicos.

Inexplicablemente, Gmail en su web(www) no acepta ordenar por tamaño del mensaje. Para hacerlo, hay que recurrir a un “truco” o recurso, con o que en este caso se pueden ordenar los correos electrónicos de Gmail por tamaño y así suprimir los que mas ocupan (desde el usuario de correo escogido).

Ordenar los correos por tamaño en Gmail

Ordenar los correos por tamaño en Gmail

  1. Localizar los mensajes que mas ocupan

La preferible forma de hallar los correos electrónicos que mas tamaño tienen en Gmail es el punto anterior, sin embargo si no se quiere crear así, otra opción es investigar por tamaños concretos. Para hacerlo, se debe abrir la pagina de Gmail e iniciar sesion y en la barra de busqueda superior, hallar los mensajes, seleccionarlos todos (los que coincidan con la búsqueda) y borrarlos.

“Se seleccionan los 50 mensajes que hay en esta página. Seleccionar todos los mensajes que coincidan con esta búsqueda”

“Se han seleccionado todas las charlas de esta búsqueda. Borrar selección”

Para hallar los correos de mayor tamaño, hay que utilizar estos comandos e introducirlos en el recuadro del buscador:

size: Sirve para investigar los mensajes de un tamaño superior (en bytes) al especificado.

Ejemplo: size:10m
Significado: todos los mensajes de 1 MB (10.000.000 bytes) o más. Es decir, es un mayor equivalente a.

Es significativo demostrar la “m” o de lo opuesto interpretará que son bytes(8bits) y no “megas”. También es factible demostrar el tamaño en Kb, siendo la abreviatura K, con lo que entonces, los correos de mas de diez MB, se exploran con size:10000k.

GMail. Size: 10m

GMail. Size: 10m

larger:
smaller:

Sirven para investigar los mensajes mayores o menores (larger o smaller) que el tamaño especificado. Se pueden abreviar además por k y m como en el caso de size.

Ejemplo: larger:10m.
Con este comando busca los mensajes de 10.000.000 bytes(8bits) o mas de tamaño (como size). Con smaller es lo mismo sin embargo busca los que sean menores.

Otra forma de hallar adjuntos pesados es investigar las extensiones de PowerPoint (PPT, PPTX), vídeos (AVI, MP4, MPG, etc.), archivos comprimidos (ZIP, RAR, 7z) en el buscador y suprimir los correos encontrados si tienen adjunto (se puede verificar visualmente porque hay un clip).

  1. Borrar las alertas y inscripciones mas frecuentes

Aunque ocupan poco, por destreza se puede verificar que muchos anuncios y inscripciones que tenemos acaban ocupando requiriendo mucho sitio. Una forma muy buena de crear sitio es borrarlas, si no se quieren regresar a consultar.

Debes examinar qué beneficios usas y examinar los patrones de los correos que mandan, algunas muy habituales son:

Buscando notify@twitter.com en la barra de Gmail, llegan los correos de este tipo. No hay mas que seleccionarlos todos y enviarlos a la papelera y después, vaciarla. En mi caso tenía 38.097 anuncios que ocupaban algo mas de 1 GB. No esta nada mal.

Buscando alertas de Twitter

Buscando alertas de Twitter

Las alertas por correo electrónico de Facebook® además suelen ser frecuentes. Para encontrarlas, hay que investigar @facebookmail.com.

Tras localizarlas, se seleccionan, envían a la papelera y despues se vacía ésta. En mi cuenta tenía unos 8.438 que ocupaban algo mas de 300 MB.

  • Notificaciones de Google+

Google+ envía además suficientes correos electrónicos. Para localizarlos, hay que investigar @plus.google.com y eliminarlos como se ha descrito en los pasos anteriores.

Borrando los 6.878, liberé algo mas de 200 MB.

  1. Eliminar los correos electrónicos mas antiguos y otros en concreto

En caso de que no interese reservar emails preliminares a una cierta fecha, es factible seleccionarlos y borrarlos.

Para ello, hay que utilizar estos comandos en la barra de búsqueda:

  • after:aaaa/mm/dd
  • before:aaaa/mm/dd
  • older:aaaa/mm/dd
  • newer:aaaa/mm/dd

Sirven para hallar los correos electrónicos destinados en un intervalo de tiempo concreto entre “older” o “after” (después de) y “before” o “newer” (antes de), siempre con el formato de fecha anglosajón de año, mes(30dias) y dia aaaa/mm/dd.

Ejemplo: after:2011/12/31 before:2012/01/31

Selecciona los emails destinados entre el 31 de enero de 2011 (desde las doce am) hasta el 31 de enero de 2012.

Buscar correos en Gmail por fecha: before

Buscar correos en Gmail por fecha: before (anteriores al 1 de enero de 2012)

  • older_than:aaaa/mm/dd
  • newer_than:aaaa/mm/dd

Permiten investigar mensajes tomando como referencia la fecha de hoy, es decir: destinados hace mas de (older) o en los últimos (newer) d, m o y (días, períodos o años, respectivamente).

Ejemplo: newer_than:10d

Quiere mencionar que busque los correos destinados en los últimos diez días.

Se pueden combinar además entre ellos, por ejemplo:

Size:10m older_than:1y

Busca todos los correos de mas de diez MB que tengan mas de un año.

Gmail: correos de mas de diez MB y mayores de un año

Gmail: correos de mas de diez MB y mayores de un año

No podrias enviar ni recibir correos porque no teneis espacio de almacenamientoOtras cadenas para búsqueda avanzada en Gmail que se pueden utilizar son:

  • From:cuenta@dominio.com: para investigar mails de una cierta persona que entendemos que no vamos a necesitar.
  • to:cuenta@dominio.com: para hallar los correos destinados a alguien en concreto.
  • subject:asunto: Permite investigar por el asunto del correo electrónico.
  • or acepta agregar algunas condiciones y que devuelva el efecto de cuando se cumple una condición u otra, por ejemplo from:Miguel or from:David devuelve los correos que sean de David o de Miguel.
  • funciona para excluir mensajes de la búsqueda. Por ejemplo correo –pepito busca todos los coreos electrónicos en la cuenta que tengan la frase “correo” y que no contengan “Pepito”.
  • label: acepta investigar los correos etiquetados bajo una cierta etiqueta.
  • has:attachment: serie los correos que contienen un adjunto (o mas de uno). Por ejemplo from:Flor has:attachment busca los correos que sean de Flor que contengan un adjunto. El resto, no.
  • list: Sirve para investigar mensajes incluidos en listas de distribución.
  • is:chat: Sirve para investigar mensajes del chat (por si se quieren borrar).
  • circle: Permite investigar los mensajes destinados por algún socio de un círculo de Google+.
    Ejemplo: circle:amigos
    Encuentra todos los mensajes destinados por los socios del clan “Amigos” de Google+.
  • has:circle: Permite hallar todos los mensajes destinados por los socios de tus círculos de Google+.
    Ejemplo:
    has:circle:
    Encuentra cualquier sms destinado por un socio de cualquiera de tus círculos,

Conclusión

Ocupados 16 GB de 15 (107 %)En definitiva, como se puede comprobar, hay varias formas de hallar ciertos correos de Gmail y eliminarlos para liberar espacio en disco y eludir e fatídico sms de que:

No podrias ni enviar ni recibir correos porque no teneis espacio de almacenamiento. Intenta desocupar algo de espacio o comprar mas espacio.

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