Diez trucos y secretos para sacar más de Excel

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Excel es la tool mas intenso dentro del pack de Microsoft Office. Con Excel se pueden efectuar análisis de datos muy muy complejos, sin embargo la totalidad de los visitantes exploran un tipo de analisis mas sencillos.

Aún así, suele ser la ultima opción a utilizar por los usuarios, quizas por miedo a no saber utilizarla correctamente o por el desconocimiento de los trucos y sugerencias que se van a exponer a continuación y que permitirán a los visitantes utilizar Excel de una forma mas cómoda.

Relleno Flash de datos

Es un truco con el que Excel puede economizar suficiente tiempo y eludir errores a la hora de rellenar celdas con datos que están contenidos de alguna forma en otras celdas sin obligación de utilizar fórmulas complejas.

Un ejemplo claro para entenderlo es cuando se tiene una lista de direcciones de correo electrónico que contienen el nombre de la persona de contacto seguido de un separador, ya sea un “.”, “_” o similar, seguido del apellido u otra frase como parte de identificación de la cuenta de correo que despues irá seguido del control correspondiente.

Pues bien, si se desea rellenar una nueva columna con el nombre de cada uno de los contactos, el cliente tendra rellenar la 1ª fila con el nombre correspondiente y pulsar sobre el cursor hacia abajo para que Excel de forma automática proponga los valores de las siguientes filas. Para confirmar lo que propone basta con regresar a pulsar el cursor hacia abajo y de esta forma se podrán rellenar de forma automática todos los valores sin tener que escribirlos a mano.

Análisis rápido

Es una de las funciones mas destacadas de Excel, es que acepta visualizar un analisis de datos dentro de una misma hoja, permitiendo exponer este tipo de analisis sobre los datos seleccionados. Es factible ir modificando la selección de los datos para ir creando muchos analisis rápidos de los datos seleccionados.

Para ello, cuando se tenga una hoja de cálculo con muchos datos que se quieran analizar, habrá que seleccionar las celdas que se deseen cotizar en cada instante y inventar click sobre el diminuto boton que muestra en la parte inferior derecha de la selección.

A continuidad se muestra una galería de alternativas para explorar, en la que muestra marcada por defecto el Formato Condicional, que ofrecerá de un plumazo los totales, los cuadros y minigráficos para el analisis de los datos, pese a que además hay un montón de alternativas mas que se pueden ajustar a las necesidades de cada usuario.

Combinación de teclas rápidas

Se intenta de una experiencia que agiliza el uso de la tool y hace que su manejo sea mas veloz y sin obligación de utilizar tanto el ratón.

Por supuesto que no se puede uno estudiar todas las combinaciones de teclas rapidas disponibles en todo el menú de Excel, sin embargo hay una forma de descubrirlas de una forma sencillo para no tenerlas que memorizar.

En cualquiera de los menús primordiales de Excel, basta con pulsar la tecla Alt en el teclado para que se muestren las teclas que darán camino a las diferentes alternativas de menú con un recuadro sobre cada una de las opciones.

Obtener gráficos recomendados

Excel da la oportunidad de exponer de una forma rápida y sencilla una lista de gráficos recomendados que ayuden al cliente a examinar los datos seleccionados. Para ello simplemente se debe ir a la pestaña Insertar para visualizar los diferentes gráficos recomendados que se puedan ajustar a las necesidades o antojos de cada usuario.

Vista previa de estilos de gráficos

Una vez seleccionado un gráfico es factible previsualizar los cambios que se deseen inventar en el estilo del gráfico sin obligación de realizarlos a través del icono del pincel, que ofrecerá los cambios en el estilo y los colores del gráfico sin obligación de realizarlos.

Filtrar por linea de tiempo

Excel acepta inventar inmediatamente los filtros de linea de tiempo para cualquier columna de fecha en una tabla dinámica o gráfico. La alternativa esta en la ficha de Herramientas de la tabla dinámica.

Usar fórmulas manuales

Aunque Excel intenta varias veces de apoyar a efectuar el trabajo del cliente tratando rellenar fórmulas de forma automática, puede ser que en situaciones sea mas un dilema que una ayuda. Para desactivar esta opción, se debe ir al menú Archivo>Opciones>Fórmulas.

Jugar con multiples ventanas

Excel acepta unirse a Word y PowerPoint abriendo cada uno de estos archivos en una ventana nueva y la ventana de la barra de actividades para que sea mas sencillo de organizar todo en la pantalla.

Añadir marcas de agua

Esta tool de Office acepta agregar marcas de agua a las hojas de cálculo para efectuar datos mas profesionales. Para ello hay que ir a la alternativa de Encabezado y Pie de pagina y agregar una foto como marca de agua que se podrá visualizar desde la vista de Diseño de la página.

Conteos rápidos

Se puede efectuar un conteo del numero de celdas, o la suma de todos los valores seleccionados de una forma muy sencillo ya que con tan solo seleccionar las celdas correspondientes, en la parte inferior de la pantalla se podrá visualizar como Excel muestra el numero de celdas seleccionadas y el precio del sumatorio de todas ellas sin obligación de agregar fórmulas.

 

Sección SmartLife | Cinco Días



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